Učinkovito upravljanje, varno shranjevanje in zanesljiva izmenjava dokumentov

Dokumentiraj.me dokumentni sistem omogoča centralno hranjenje, spremljanje, upravljanje in arhiviranje vseh elektronskih dokumentov, ki nastajajo v vaših operativnih poslovnih procesih ali pa vam jih v elektronski obliki pošiljajo vaši poslovni partnerji in državne institucije.

Zanima me več...

Kako deluje...?

Kako deluje...?


Dokumente sprejema in oddaja preko namenskih aplikacij in e-pošte. Omogoča izmenjavo dokumentov med državnimi institucijami in integriranimi poslovno informacijskimi sistemi vašega podjetja.

Omogoča napredno razporejanje, upravljanje, delovne tokove in pretvorbo dokumentov v .pdf format. Dokumentiraj.me je celovit dokumentni sistem v informacijskem oblaku, ki je dostopen od koderkoli in iz katerekoli v splet povezane naprave.

Več informacij v shemi...

Kliknite na shemo da jo povečate

Dokumentni sistem ki vključuje:

Dokumentiraj.me vključuje:


Upravljanje dokumentov

Gre za širok nabor različnih akcij, opravil in postopkov, ki so namenjene temu, da je vaš dokumentov shranjen točno tam kjer želite, da je označen tako kot želite, da ga takoj najdete, da je nedvoumno jasno, kaj je z dokumentom treba početi in kdo to mora početi

Varnost in hramba dokumentov

Za varnost vaših dokumentov je poskrbljeno na najvišjem možnem nivoju. V tehnologijo so vgrajeni zadnji splošni standardi za varno internetno poslovanje. Podatki so varno shranjeni na strežnikih v Sloveniji. Dodaten nivo varnosti predstavlja v sam dokumentni sistem vgrajen sistem varovanja, ki vključuje zaščito na različnih nivojih storitve. Za hrambo tiste poslovne dokumentacije, ki se mora skladno z zakonodajo hraniti pri certificiranih arhivarjih je omogočen prenos v elektronski arhiv Pošte Slovenije.

Izmenjava dokumentov

Informacije in podatke v digitalni dobi je potrebno deliti med deležniki procesov. Deliti enostavno in hitro. Natanko tako je storitev zasnovana. Enostavno izmenjuje dokumente znotraj podjetja med uporabniki storitve in lahko pridobiva podatke in dokumente iz PIS, ki ga podjetje uporablja. Prav tako lahko izmenjuje dokumente z drugimi podjetji na popolnoma avtomatiziran način (pri tem ni pogoj, da je podjetje partner uporabnik dokumentnega sistem). Lahko se poveže z državnimi institucijami, bankami, pa tudi z fizičnimi osebami.


Upravljanje dokumentov v Dokumentiraj.me


Razvrščanje dokumentov v drevesno strukturo

Operacije nad dokumenti

Napredni delovni tokovi


Razvrščanje v drevesno strukturo

Uporabljajte avtomatska, ročna in kombinirana drevesa za razvrščanje dokumentov

Samodejna drevesa

Klasifikacija dokumentov v obliki drevesnih struktur je ena izmed številnih prednosti dokumentnega sistema, ker uporabniku zagotavlja, da ima dokumente vedno urejene na svojem mestu. Tako je vsak dokument vedno dosegljiv vsem uporabnikom, ki imajo do njega dovoljen dostop. Dokumenti se (glede na vrsto) ob vstopu v storitev avtomatsko razvrstijo v drevesno strukturo, ki jo lahko uporabnik organizira samostojno, glede na svoje potrebe ali pa uporabi že obstoječo.

Ročna drevesa

V postopku implementacije dokumentnega sistema ročna drevesa prilagodimo v skladu z organizacijsko shemo podjetja.

Napredni delovni tokovi

Delovni tokovi se nastavijo po konkretnih osebah, katerim se dodelijo naloge, ki so opcijske: obvezne, omogočene in onemogočene.

Akcije nad dokumenti v delovnem toku

RAZPOREJANJE dokumenta odgovornim za izvedbo akcij v skladu z delovnimi tokovi. SOČASEN DOSTOP do istega dokumenta več uporabnikom. ZAVRAČANJE DOKUMENTOV znotraj delovnih tokov in navzven drugim poslovnim subjektom preko e-pošte ali SMS-ja. SAMODEJNI OPOMNILNIKI udeležencem delovnega toka v obliki e-pošte ali SMS-ja. POTRJEVANJE/PODPISOVANJE DOKUMENTOV NAKNADNO DODAJANJE PRILOG dokumentu - priloži se lahko dokumente iz informacijskega sistema ali pa dokumente, ki se že nahajajo znotraj drevesne strukture dokumentov.

Operacije nad dokumenti

Uporabljajte avtomatska, ročna in kombinirana drevesa za razvrščanje dokumentov

Takojšen dostop in vizualizacija

dokumentov, ki so v formatu, ki se ga da vizualizirati v internetnih brskalnikih.

Avtomatizirana pretvorba v format pdf

za tiste formate dokumentov, ki jih ni mogoče direktno vizualizirati v internetnih brskalnikih

Elektronsko podpisovanje

dokumentov z osebnim digitalnim potrdilom, s katerim se prijavljate v storitev ali z digitalnim potrdilom storitve, če za prijavo uporabljate uporabniško ime in geslo.

Varnost in hramba dokumentov v Dokumentiraj.me


Varna prijava in nadzorovan dostop do storitve

Dolgoročna hramba pri cert. arhivarju


Varna prijava in nadzorovan dostop do storitve

Varnost elektronskih dokumentov je na prvem mestu, tako za vsakega posameznika kot tudi za podjetnika oz. podjetje. V storitvi Dokumentiraj.me so dokumenti zares varno shranjeni in do njih lahko dostopajo le tisti, ki so za to pooblaščeni.

Prijava s certifikatom

Storitev ponuja prijavo z verificiranim osebnim digitalnim potrdilom, za to funkcionalnost potrebujete digitalno podpisno komponento proXSign

Šifrirana povezava

Vsa komunikacija in izmenjava podatkov preko spleta se vrši preko varne šifrirane povezave https.

Dolgoročna hramba pri certificiranem arhivarju

Dokumente je mogoče v storitvi hraniti njihovo celotno življenjsko dobo. Uporabniku je na voljo takojšen dostop in vizualizacija dokumentov.

Certificiran arhivar Pošta Slovenije

Malo več opisa glede tega arhiviranja

 

Izmenjava dokumentov


Elektronska izmenjava dokumentov

E-poštni predali


Elektronska izmenjava dokumentov

Uporabljajte enostavno izmenjavo med uporabniki storitve dokumentiraj.me

Namenjena je izmenjavi dokumentov med poslovnimi subjekti, ki so uporabniki storitve Dokumentiraj.me. Uporabnik lahko posreduje (prejme ali odda) neomejeno število dokumentov v elektronski obliki znotraj storitve. Za posredovanje dokumentov državnim institucijam (UJPnet in UJPeračun) so uporabnikom na voljo že preizkušene e-poti, ki pa niso del standardne ponudbe storitve Dokumentiraj.me, ampak so na voljo za doplačilo.

E-poštni predali

za avtomatizirano izmenjavo dokumentov med poslovnimi subjekti

Avtomatizirana oddaja dokumentov iz storitve preko varnih predalov elektronske pošte uporabnikom zagotavlja odpošiljanje tistih elektronskih dokumentov, jih ni bilo mogoče poslati preko e-izmenjave, ker poslovni partner ni uporabnik storitve Dokumentiraj.me.

chrome_reader_mode

Odloži v Dokumentiraj.me


Nalaganje dokumentov v dokumentni sistem kar iz vašega osebnega računalnika.

Prenesi aplikacijo

Storitev je primerna za avtomatizacijo nalaganja datotek v dokumentni sistem. V vašem podjetju dokumente skenirate in shranite v naprej pripravljene mape na vašem računalniku. Naša aplikacija nato v skladu s nastavitvami opredeli tip dokumenta, ga opremi z metapodatki in odloži v dokumentni sistem.

share

Deli v Dokumentiraj.me


Uporabite vaš mobilni telefon in fotografirajte dokument in ga s pomočjo aplikacije posredujte v Dokumentiraj.me. Dokumente lahko delite v dokumentiraj.me iz različnih aplikacij v katerih nastajajo vaši dokumenti.

Z vaše Android naprave lahko dokumente v dokumentni sistem nalagate iz katerekoli aplikacije s pomočjo share funkcije. Dokumentom določite vrsto in opredelite v katero organizacijo ga nalagate. Lahko pa dokumente nalagate tudi v znotraj aplikacije same. Za dovršen zajem priporočamo uporabo mobilnih skenerjev kot je TinyScanner (goo.gl/aMDJ71)...

print

Tiskaj v Dokumentiraj.me


Hitro in enostavno posredovanje dokumentov v Dokumentiraj.me s pomočjo virtualnega tiskalnika.

Prenesi virtualni tiskalnik

Ne glede na vrsto programa v katerem ustvarjate vaš dokument lahko s preprostim ukazom "natisni" (print), namesto tiskanja na vaš tiskalnik, dokument preprosto "natisnete" kar v dokumentni sistem. Dokument se pretvori v .pdf datoteko in razvrsti glede na želeni tip dokumenta in opremi z metapodatki.

settings_input_antenna

Možnost enostavne integracije v vaš poslovno informacijski sistem (PIS)


Dokumentiraj.me lahko deluje popolnoma samostojno, lahko pa je v celoti ali delno integriran v PIS, ki ga uporabljate. Dokumentni sistem je zasnovan tako, da je enostavno, v kratkem času povezljiv z vašim PIS, ne glede na tehnologijo, ki jo le ta uporablja. Za komunikacijo z APl-ji lahko vaš ponudnik programske opreme uporabi JSON-RPC ali REST zahtevke, ali pa izvajalni program DAW.exe/.dll. API dokumentacijo, DAW programske datoteke in tehnične zahteve, ki so potrebne za uspešno integracijo, pa vam posredujemo, ko opravimo podrobnejši drobnogled vašega poslovnega procesa. Več informacij na integracija@dokumentiraj.me. Vse kar morate storiti je, da vašemu proizvajalcu naročite, da Dokumentiraj.me integrira v vaš PIS. Zato bo potreboval maksimalno dva delovna dneva. Vi odločate o integraciji, to je vaša poslovna poteza, ki vam lahko še dodatno poceni in pohitri informacijsko podporo vašemu poslovanju.

Dodatne informacije v shemi na desni...


Kontaktirajte nas na integracija@dokumentiraj.me za več informacij.

Kliknite na shemo da jo povečate

Prilagodljiv dokumentni sistem že od 5€ mesečno...